Примерный план работ архивариуса

Примерный план работ архивариуса

Оглавление:

Примерный план работ архивариуса


— — 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима). Месяц Дополнительные виды работ Январь

  • Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  • Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  • Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
  • Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.

Февраль Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов Март Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование Апрель Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) Май Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях Июнь

  • Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (свыше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст.

    22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

  • Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Данная документация хранится в структурных подразделениях.

**При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  1. обеспечение сохранности документов;
  2. использование документов.
  3. комплектование архива;
  4. хранение документов;
  5. учет документов;

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные. Архив и склад – это не одно и то же.

Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).
Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  1. количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  2. количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны.

Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах. Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах.

Годовой план работы архива организации пример заполнения.

План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия. Учетные документы архива предприятия

Вести Реестр государственных услуг в соответствии с административным регламентом № 53 В течение года А.Ю.Попова 2.

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края 2.1. Провести мероприятия по организации хранения документов, в т.ч.: — размещение документов в хранилище; — картонирование дел; — подшивка документов 1-3 квартал В.А.Ильина 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния 2.2.

Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 1-3 квартал М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова 1В соответствии с цикличным планом проверок на 2014-2017 гг 2.3. Провести мероприятия по обеспечению нормативных режимов хранения документов.

Осуществлять контроль и вести журнал учета: 2.3.1. состояния охраны Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.2. состояния противопожарного режима Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.3. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).

К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др. Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах.

Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия. Информация, которая должна быть отображена в годовом плане работы архива:

План работы архива на год

Статья была опубликована в журнале .Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации Мы составляем годовой план работы архива.

В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть? В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  1. хранение документов;
  2. учет документов;
  3. использование документов.
  4. комплектование архива;
  5. обеспечение сохранности документов;

Рассмотрим каждую из них подробнее. Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти.

Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где

План работы архива организации на год образец заполненный

» КАСКО В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

Примерный план работы архива на год пример. План работы архива предприятия.

Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия. План работы архивариуса на год образец

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива — их всего пять:

  1. учет документов;
  2. обеспечение сохранности документов;
  3. использование документов.
  4. комплектование архива;
  5. хранение документов;

Рассмотрим каждую из них подробнее. Хранение документов — это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад — это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Учет документов — это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:

  1. количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  2. количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны.

Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Примерный план работы архива организации.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах .

План работы архивариуса на год образец. Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия.

Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

/ / 06.07.2020 10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.10.2.2.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.10.2.3.

План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.10.2.4.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.документов и их организацией в делопроизводствеструктурных подразделений10.3.1.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и

План работы архивариуса на год образец

Содержание Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе.

Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.Без нормативно-методических документов, регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников.

Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.Работу проводят на основании положения об архиве организации.

Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.Архивные документы организации,

Планирование работы архива. План работы архивариуса на год образец План работы по архиву

размер шрифта ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2020 году 3.2.1.

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.3.2.2.

При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива.

При необходимости проводится штатная перестановка.К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений.

В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год.

Примерный план работ архивариуса

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.

Хранение документов — это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные. Архив и склад — это не одно и то же.

Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти.

Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Школьников учили профессии архивариуса Годовой план работы архива Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля , если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно — что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать. Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись.

Посмотрите список с комментариями по их использованию — это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива будет передавать туда свои документы на постоянного хранение , то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства общий отдел, канцелярия, секретариат и т. Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации.

Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа г.

Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

Примерный план работы архива организации.

План работы архивариуса на год образец. Обеспечение сохранности документов

22.06.2020 В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.5.

Обеспечения санитарно-гигиенического режима Ежедневно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.4. Организовать контроль за своевременным возвращением выданных из хранилищ дел: — выверка книги выдачи дел из хранилища во временное пользование; — выверка книги выдачи дел в читальный зал пользователям 1 раз в квартал М.Б.Полякова Е.А.Летова 3. Государственный учет документов Архивного фонда Пермского края 3.1 Вести учетную базу данных «Архивный фонд» (версия 4) 1-3 квартал А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.2 Вести учет новых поступлений документов (по схеме учета) по графику приёма дел; при приёме документов от ликвидированных предприятий М.Б.Полякова 3.3 Подготовить и представить в Агентство по делам архивов «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.2015г.» Декабрь А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.4.

Подготовить Паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2015 г. План научно- исследовательской работы архива на год.

1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану).

1. План работы архива учреждения на год.

2. План структурного подразделения архива на год.

2. Внимание Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).

3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4. Отчет о выполнении работы архива за год.

4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов.

5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 5. В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

sandseller.ru

Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке — 550 обложек. 1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов — 10 ед.

хр. (1 500 листов) 1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов — 5762 ед.

хр. 1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище — 714 наблюдений. 1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов — 800 связок (5762 ед.хр.). 1.1.11. Выдача дел из хранилищ — 85 460 ед.хр.

1.2. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г.

Киров, ул. Ломоносова, д. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов — 10 ед. хр. (1 500 листов) 1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов — 5762 ед.

хр. 1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище — 714 наблюдений. 1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов — 800 связок (5762 ед.хр.). 1.1.11. Выдача дел из хранилищ — 85 460 ед.хр.

1.2. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г. Киров, ул. Ломоносова, д. 8, планируется: проведение проверки огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака.

1.3. В целях соблюдения нормативных требований к средствам хранения и увеличения протяженности стеллажных полок в помещении архивохранилища по адресу: г.

Киров, ул. Попова, д. 3, планируется: 1.3.1.

Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке. Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив. Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).

К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.